Executive secretary - saudi arabia, hailun

Job description: executive secretary this position is responsible for providing senior level secretarial. the executive secretary works with minimal supervision and handles confidential matters professionally. what you will do: create appropriate business correspondence, memos, reports and forms, including those of a confidential nature maintain a filing system for miscellaneous correspondence and correspondence on the pc hard drive within the file system in chairman office create meeting minutes, copy dictation from the chairman and follow up on action answering and directing phone calls, arranging and reminding chairman appointments receives and monitors office callers and visitors and sets appointments receives, opens, sorts all incoming mail, dispatches outgoing mail ensures proper handling, use and maintenance of office equipment and supplies, sees cleanliness and maintenance of his area and the chairman office performs duties common to all department heads and other duties that may be assigned ensure that all outgoing correspondence is typed, proofread and sent to the highest possible standard review all incoming mail setting priorities before forwarding them to the chairman  maintaining a constantly updated calendar to facilitate scheduling appointments and meetings • able to work with minimal supervision, be discreet and able to deal with a high level of confidentiality • excellent verbal and written communication • excellent organizational skills and attention to detail • excellent time management skills with a proven ability to meeting deadlines • ability to work well in a high-paced and at times stressful environment • extensive knowledge of office administration, reliable procedures and record keeping systems. •  highly proficient with microsoft office suite or similar software with the ability to learn new or updated programs. • a minimum of four years of relevant experience is required. skillsما الذي ستفعله: إنشاء مراسلات ومذكرات وتقارير ونماذج تجارية مناسبة ، بما في ذلك تلك ذات الطبيعة السرية. الاحتفاظ بنظام حفظ للمراسلات المتنوعة والمراسلات على محرك الأقراص الثابتة للكمبيوتر الشخصي داخل نظام الملفات في مكتب الرئيس إنشاء محاضر الاجتماع ، ونسخ الإملاء من رئيس مجلس الإدارة ومتابعة الإجراءات الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها وترتيب وتذكير مواعيد الرئيس استقبال المتصلين بالمكتب والزائرين ومراقبتهم وتحديد المواعيد استلام وفتح وفرز جميع البريد الوارد وإرسال البريد الصادر يضمن التعامل السليم مع معدات المكتب واستخدامها وصيانتها والإمدادات ، يرى نظافة المنطقة وصيانتها ويؤدي مكتب الرئيس واجبات مشتركة بين جميع رؤساء الأقسام والواجبات الأخرى التي قد يتم تعيينها.تأكد من كتابة جميع المراسلات الصادرة وتصحيحها وإرسالها إلى أعلى مستوى ممكن مراجعة جميع البريد الوارد تحديد الأولويات قبل إحالتها إلى رئيس مجلس الإدارة.الحفاظ على تقويم محدث باستمرار لتسهيل جدولة المواعيد والاجتماعات. التفاصيل • مهارات إدارة الوقت الممتازة مع قدرة مثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية • القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة عالية الخطى وفي بعض الأحيان مرهقة • معرفة واسعة بإدارة المكاتب والإجراءات الموثوقة وأنظمة حفظ السجلات. • يتقن استخدام مجموعة microsoft office أو برامج مماثلة مع القدرة على تعلم برامج جديدة أو محدثة. • مطلوب ما لا يقل عن أربع سنوات من الخبرة ذات الصلة.


Pine Collection for hotels and resorts
Executive Secretary
Saudi Arabia, Hailun ,Hail
2023-06-05
2023-07-05
NA USD
FULL_TIME
2267265
Please report inappropriate ads by sending a message to abuse@expatriatesjobs.com. Please include the Job ID located in the header of each ad

Apply to this job now Report abuse